POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA S.A.
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Reglamenta a través de la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL el tratamiento y la protección de la información personal en función del reconocimiento del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos de esta firma y de conformidad con la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales.
La presente política está a disposición de los titulares de la información personal por medio de los canales de comunicación tales como la página web, líneas de atención, comunicaciones escritas o electrónicas. La presente política regula la forma y condiciones en que INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA realiza el tratamiento de la información personal, los derechos de los titulares de la información personal y su forma de protección.
1.MARCO LEGAL Ley 1266 de 2008. Ley 1581 de 2012. Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario Parcial No 1377 de 2013. Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011.
2. DEFINICIONES
a. Dato personal: cualquier información vinculada a personas naturales. La información personal tal como nombre, apellido, teléfono, estado civil, número de identificación, correo electrónico, domicilio, fecha de nacimiento, edad, nacionalidad.
b. Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
c. Dato público: es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
d. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
e. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
f. Titular: dueño de la información personal. Si se trata de un menor de edad el titular es el Representante Legal del menor.
g. Tratamiento: hace referencia a la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de la información personal.
3. TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA, Brinda soluciones logísticas para la planeación y ejecución de proyectos.
Proveemos un nivel de soporte especializado durante todas las fases de los procesos, incluyendo convocatoria, selección, capacitación, contratación y consecución de insumos necesarios para el desarrollo del proyecto.
Acompañamos su proyecto hasta que se desarrolle efectiva y exitosamente.. INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA determina que la información recolectada se utilizará exclusivamente para fines informativos y de control durante la ejecución de nuestros proyectos logísticos. INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA realiza el tratamiento de la información personal con la debida autorización del titular, salvo que se traten de datos personales públicos en cuyo caso, por expresa disposición de la Ley, no se requiere de autorización para su tratamiento. INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA comunicará, ya sea en la solicitud de autorización, formato de vinculación o inscripción, o al momento del registro en la página web, el destino y la finalidad que se le dará a la información personal para que, con conocimiento del titular, éste remita su autorización para tratar la información personal. INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA realiza el tratamiento de la información personal durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades del mismo, y en todo caso, hasta cuando el titular de la información personal se lo indique ya sea en la autorización o en documento posterior. En ningún caso INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA hará entrega a terceros de las base de datos que tiene en su poder ni de la información allí recopilada para ningún fin.
4. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL: INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA tendrá presente en todo momento que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos solo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA obtendrá la autorización de forma escrita o verbal o por medio de conductas inequívocas por parte del titular. Si es por medio de conductas inequívocas se tendrá en cuenta aquellas que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización. Se excluye únicamente como conducta inequívoca el silencio por parte del titular. Si es de forma escrita podrá ser por medio de comunicaciones físicas, electrónicas, a través de sus páginas web y por cualquier medio de fácil acceso tanto para el titular como para la firma. Si es de forma verbal, INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA, para efectos probatorios de la emisión de la autorización, se reserva el derecho de grabar la autorización verbal que emita el titular en cuyo caso se informará dicha situación. INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA garantiza la reserva de la información personal, para lo cual no divulgará la información personal del titular sin la respectiva autorización previa y expresa, a menos que se trate de información personal pública o cuando la información sea requerida por orden legal o judicial.
5. TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL ESPECIAL (DATOS SENSIBLES) INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA realizará tratamiento de la información personal sensible siempre y cuando se cumplan los siguientes supuestos: a. Se le comunique al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. b. Se le comunique de forma explícita y previa cuáles son los datos sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo. c. Contar con la debida autorización previa y expresa del titular. En el caso de menores de edad, INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA realizará el tratamiento de la información personal de los niños y adolescentes con la debida autorización del Representante Legal del menor de edad, siempre y cuando se cumplan los siguientes supuestos: a. Cuando la información personal sea de naturaleza pública. b. Cuando se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los menores de edad. c. Cuando se le comunique al Representante Legal del menor de edad que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES Los titulares tienen, en cualquier momento y de forma gratuita, el derecho a: a. Consultar, conocer (de forma gratuita), actualizar y rectificar su información personal. b. Conocer el uso que se le ha dado a sus datos personales, previa solicitud Interoperabilidad y analítica. c. Solicitar prueba de la autorización otorgada. d. Presentar quejas por el indebido tratamiento de su información personal ante la Superintendencia de Industria y Comercio- Delegatura para la Protección de Datos. e. Revocar la autorización y solicitar la supresión de la información personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f. A recibir información, previa solicitud, respecto del uso que le han dado a sus datos personales. g. Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento.
7. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS Los deberes de INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA como responsable del tratamiento de datos personales son los siguientes: a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. h. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. i. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
8. ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA mantendrá almacenada y custodiada la información personal bajo estrictas medidas de seguridad mediante el empleo de herramientas de seguridad de la información y bajo procedimientos de control de acceso, entre otros. Todo lo anterior con el objetivo de evitar el acceso no autorizado por parte de terceros a los datos personales almacenados.
9. PROCEDIMIENTO El titular podrá consultar su información personal que repose en las bases de datos por medio del siguiente procedimiento: La consulta se formulará a INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA por cualquiera de los medios de comunicación tales como página web, correo electrónico, líneas de atención. Se atenderá la consulta en un término máximo de 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles más, siempre y cuando haya justificación para dicha prórroga, la cual se le comunicará al titular. Si el titular considera que la información personal debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocación, puede presentar un reclamo a INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA mediante solicitud dirigida a la firma bajo los siguientes requisitos: (i) Identificación del titular (nombre y domicilio) y documentos que acrediten la identidad del mismo. (ii) (iii) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, junto con la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos. Otros elementos o documentos que pretende hacer valer. INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA estudiará y atenderá el reclamo en 15 días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha en que se formuló el reclamo, prorrogables por 8 días hábiles más, siempre y cuando haya justificación a dicha prórroga, la cual se le comunicará al titular. Si el reclamo se efectuó con el ánimo de solicitar la revocatoria total o parcial de la autorización, INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA suprimirá la información de la base de datos en las condiciones que lo indique el titular, salvo que éste tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base datos.
10. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA comunicará a los titulares de la información personal los cambios sustanciales a la presente política por medio de los canales de comunicación tales como la página web, líneas de atención, comunicaciones escritas o electrónicas. Igualmente se obtendrá del titular la debida autorización cuando se realice un cambio en la finalidad del tratamiento de la información personal.
11. ÁMBITO DE APLICACIÓN La presente política aplica al tratamiento de la información personal de personas naturales, excluyendo la información de personas jurídicas. La presente política aplica al tratamiento de la información personal que se realice en la República de Colombia.
12. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL RESPONSABLE: el responsable del tratamiento de la información personal es Interoperabilidad y analítica SAS., con domicilio en la ciudad de Bogotá, Colombia - Cra. 13a No. 91 - 44, comercial@iya.com.co y es ante quien se pueden realizar las peticiones, consultas y reclamos. ENCARGADO: el encargo del tratamiento de la información personal será el área que se comunique dentro de la respectiva solicitud de autorización. La presente política entra en vigencia el 24 de diciembre de 2020. ANEXO 1.- DOCUMENTO DE AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA, como responsable del uso de la información de nuestros, usuarios, suscriptores, clientes y proveedores, da cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales, pone a su disposición en www.iya.com.co las políticas de tratamiento de sus datos personales. Adicionalmente, en este formato encontrará la autorización del uso de su información personal, la cual es fundamental que usted conozca y, si está de acuerdo, la diligencie y la entregue a nuestros funcionarios, en nuestras instalaciones o envíe escaneada a comercial@iya.com.co. Autorizo a INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA para realizar el tratamiento de mis datos personales y sensibles, actividad que incluye la recolección, almacenamiento, actualización, uso, transmisión, transferencia y supresión para los siguientes fines: a. Para fines propios del objeto social de la empresa (proyectos logísticos), DECLARO: a. Toda la información suministrada por mí a INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA es verdadera. b. Conozco los derechos y las condiciones para el tratamiento de datos. c. Conozco el uso que se le dará a mis datos personales. d. Conozco el derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. e. Para efectos de ejercer mis derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, revocar la autorización, entre otros, podré acudir INTEROPERABILIDAD Y ANALITICA como responsable del tratamiento de manera gratuita. f. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. g. He sido informado acerca de la no obligatoriedad de las respuestas a las preguntas que me sean hechas cuando éstas versen sobre datos sensibles, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos o sobre los datos de los niños, niñas y adolescentes. Estas son las políticas de tratamiento de información que me serán aplicables y la forma de acceder a las mismas, las cuales entran en vigencia el 29 de julio de 2013 y hasta la expedición de otras o cambio sustancial de las mismas.